はじめにこんにちは、サメ猫です（社員証のキーホルダーがサメ猫のため）。普段は勉強会の運営やコンテンツ選定をしています。今回の勉強会では、Salesforceの「ToDoの自動割り当て」を取り上げました。 Salesforceで ToDoの自動割り当て を活用することで、対応漏れや属人化を防ぎながら、業務の抜け漏れを最小限に抑え、チーム全体の生産性と対応品質を高めることができます。本記事を通じて、SalesforceでToDo自動割り当てを実現するための基本的な設定について、少しでも理解を深めていただければ幸いです。勉強会の目的Salesforceの 「ToDoの自動割り当て」 に関する基本的な知識を身につけ、業務発生のタイミングで必要なToDoを自動的に作成・割り当てることで、対応漏れを防ぎ、適切な担当者にアクションを割り当てられる状態を実現すること。ToDoの自動割り当ての設定本セクションでは、ToDoの自動割り当てについて学びます。下記のユースケースを想定しています。・商談作成時に関係者へToDoを自動で割り当てたい・タスク完了を契機に次工程のToDoを自動で作成したい・タスクの割り当て先にメンション通知したい（ユーザーへの割り当ての場合）要件：商談に紐づくToDoを複数メンバーで適切に管理することを想定新規に商談が作成されると、営業チームに対して「提案資料ドラフト作成」のToDoが自動作成され、作成された商談に関連付けられた状態で割り当てられます。その後、「提案資料ドラフト作成」タスクが完了になることを契機に、上長に対して「レビュー依頼」のToDoが自動的に作成・割り当てられます。この仕組みにより、商談の進捗に応じて必要なToDoが段階的に自動生成・引き継がれ、初期対応からレビュー工程までを漏れなく管理できます。目標：特定条件でToDoを自動でユーザに割り当てられるようになる以下の条件でToDoの自動割り当てを行う。新規商談作成時、件名「提案資料ドラフト作成」のToDoを、状況「Not Started」、優先度「Normal」で営業チーム（キュー）に自動で割り当てる。上記のToDoの状況が「Completed」に変更されたタイミングで、件名「レビュー依頼」のToDoを、状況「Not Started」、優先度「High」、「提案資料ドラフト作成」のToDoと同じ商談に紐づけられた状態で営業チームの上長に自動で割り当てる。事前準備今回の勉強会では、Trailhead Playgroundを使用しました。①システム管理者がユーザーとしてログインできるようにする設定から、クイック検索ボックスに「ログイン」と入力し、[ログインアクセスポリシー]を選択します。その後、「管理者は任意のユーザーでログインできます」にチェックを入れて、[保存]をクリックします。②ユーザを作成する「標準 Platform ユーザー」プロファイルで複数ユーザを作成します。・佐藤 太郎・鈴木 花子・高橋 一郎④営業チームのユーザー（佐藤 太郎）のマネージャーを設定する設定から、クイック検索ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー]を選択します。その後、営業チームのユーザー（佐藤 太郎）を選択して、[編集]をクリックします。編集画面のマネージャーのプルダウンから高橋 一郎を選択し、[保存]をクリックします。④営業チーム上長（高橋 一郎）のユーザーのプロファイルを「システム管理者」に設定する設定から、クイック検索ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー]を選択します。その後、再割り当て先のユーザー（高橋 一郎）を選択して、[編集]をクリックします。編集画面のプロファイルのプルダウンから「システム管理者」を選択し、[保存]をクリックします。手順以下操作はシステム管理者ユーザで実施します。①キューを作成するキューとは？ケースやリードなどのオブジェクトのレコードを、特定の個人ではなく、チーム全体に割り当てるために使用されます。レコードがキューに割り当てられると、そのキューのメンバー全員がレコードの所有者と見なされ、アクセス・処理する権利を持ちます。設定から、クイック検索ボックスに「キュー」と入力し、[キュー]を選択します。その後、[新規]をクリックします。今回は「営業チーム」を作成します。表示ラベル：営業チームキュー名：任意の英数字サポートされるオブジェクト：ToDoキューメンバー：佐藤 太郎、鈴木 花子②提案資料ドラフト作成タスク一括自動作成フローを作成ToDo（タスク）を商談ごとにユーザーが手動で作成・割り当てる運用では、担当者ごとに作成タイミングや内容がばらついたり、作成漏れが発生したりするリスクがあります。そこで本勉強会では、商談の作成をトリガーとして、必要なToDoを自動で作成・割り当てる仕組みとして、レコードトリガーフローを作成します。設定から、クイック検索ボックスに「フロー」 と入力し、[フロー]を選択します。その後、[新規フロー]をクリックします。レコードトリガーフロー（商談オブジェクト）を設定します。「レコードを取得」要素で、営業チーム取得を設定します。オブジェクト＝グループ名前＝営業チーム保存するレコード数＝最初のレコードのみレコードデータの保存方法＝すべての項目を自動的に保存「レコードを作成」要素で、提案資料ドラフト作成タスク作成を設定します。割り当て先ID＝営業チームを取得 グループ. グループ ID優先度＝Normal状況＝Not Started件名＝提供資料ドラフト作成関連先 ID＝トリガーOpportunity. 商談 ID[保存]をクリック後、[有効化]をクリックします。③レビュー依頼タスク一括自動作成フローを作成タスクの完了状況をトリガーとして、必要なToDoを自動で作成・割り当てる仕組みとして、レコードトリガーフローを作成します。レコードトリガーフロー（ToDoオブジェクト）を設定します。状況＝Completed状況＝変更済み件名＝提案資料ドラフト作成「レコードを取得」要素で、営業チーム取得を設定します。オブジェクト＝グループ名前＝営業チーム保存するレコード数＝最初のレコードのみレコードデータの保存方法＝すべての項目を自動的に保存「レコードを取得」要素で、営業チームメンバー取得を設定します。オブジェクト＝グループメンバーグループ ID＝営業チームを取得 グループ. グループ ID保存するレコード数＝すべてのレコードレコードデータの保存方法＝すべての項目を自動的に保存ループ処理で営業チームメンバー上長を取得し、格納するためのコレクション変数を作成します。画面左上の[ツールボックス]をクリック後、[新規リソース]をクリックします。「変数」で、ManagerIdCollectionを設定します。データ型＝テキスト複数の値を許可（コレクション）＝true「ループ」要素で、営業チームメンバー上長取得のループを設定しますコレクション変数＝営業チームメンバーを取得 グループ. グループメンバー「レコードを取得」要素で、営業チームメンバーユーザー取得を設定します。ユーザー ID＝営業チームメンバー上長取得のループ の現在の項目. ユーザー/グループ ID保存するレコード数＝最初のレコードのみレコードデータの保存方法＝すべての項目を自動的に保存「決定」要素で、上長あり判定を設定します。上長あり：営業チームメンバーユーザー取得. ユーザー. マネージャーIDがないデフォルトの結果（上長なし）：上記以外「決定」要素で、上長登録済判定を設定します。上長登録済：ManagerIdCollection が 営業チームメンバーユーザー取得. ユーザー. マネージャーIDを含むデフォルトの結果（上長未登録）：上記以外「割り当て」要素で、上長ID追加を設定します。営業チームメンバーユーザー取得. ユーザー. マネージャーID を ManagerIdCollectionに追加営業チームメンバー上長取得のループを閉じます。「ループ」要素で、提案資料ドラフト作成のループを設定しますコレクション変数＝ManagerIdCollection「レコードを作成」要素で、提案資料ドラフト作成タスク作成を設定します。割り当て先ID＝提案資料ドラフト作成タスク作成のループ の現在の項目優先度＝High状況＝Not Started件名＝レビュー依頼関連先 ID＝トリガーTask. 関連先 ID提案資料ドラフト作成のループを閉じます。[保存]をクリック後、[有効化]をクリックします。結果商談を新規登録すると、自動で営業チームに対して「提案資料ドラフト作成」のToDoが作成されます。※キューへの割り当ては通知がされません。その後、「提案資料ドラフト作成」を完了としてマークすると、自動で営業チームの上長（高橋 一郎）に対して「レビュー依頼」のToDoが作成されます。※ユーザーへの割り当ての際には通知がされます。まとめ今回は「ToDoの自動割り当て」をテーマに、商談の進捗に応じて必要なToDoを自動で作成・引き継ぐ仕組みを紹介しました。ToDoの自動割り当ては、営業活動に限らず、レビュー、承認、フォローアップなど、さまざまな業務に応用できます。ぜひ皆さんの業務にも取り入れて、「誰が・いつ・何をするのか」を仕組みで管理できる環境を作ってみてください！参考リンク・資料Salesforce公式ドキュメントTrailheadモジュール（ケース管理の自動化）Manage Tasks, Events, Email Overview